ระบบงานสารบรรณรับเข้า – ส่งออก การจัดทาจดหมายออกและจดหมายโต้ตอบ การจัดเก็บเอกสารและการทาลายเอกสาร

เนื่องจากบุคลากรผู้ปฏิบัติหน้าที่ในกลุ่มงานสารบรรณของสานักงานอธิการบดี ได้เข้าร่วมโครงการเกษียณอายุงานก่อนอายุครบ 60 ปี จานวน 2 คน ซึ่งมีผลตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2563 จึงมีความจาเป็นต้องหาบุคลากรมาปฏิบัติหน้าที่ทดแทนในตาแหน่งดังกล่าว ประกอบกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรค COVID-19 มหาวิทยาลัยพายัพมีประกาศเกี่ยวกับมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของเชื้อโรค COVID-19กาหนดให้บุคลากรปฏิบัติงานที่บ้าน (Work from Home) ตามประกาศของศูนย์บริหารสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโรค COVID-19 และกระทรวงสาธารณสุข โดยให้แต่ละหน่วยงานจัดบุคลากรหมุนเวียนหรือสลับวันทางาน เพื่อลดความเสี่ยงจากการแพร่ระบาดของเชื้อโรค COVID-19 และหลีกเลี่ยงการอยู่ใกล้ชิดบุคคลอื่น
สานักงานอธิการบดี จึงเล็งเห็นความจาเป็นที่จะต้องมีการถ่ายทอดองค์ความรู้ โดยได้จัดทา “โครงการพี่เลี้ยง” สาหรับงานด้านระบบงานสารบรรณ ตั้งแต่ปีการศึกษา 2563 มีการจัดทาองค์ความรู้ด้านระบบงานสารบรรณ 2 ประเด็นความรู้ คือ การจัดทาคาสั่ง/ประกาศมหาวิทยาลัยพายัพ และการจัดทา
เอกสารประกอบการประชุมกรรมการสภามหาวิทยาลัยพายัพ ในปีการศึกษา 2564 ได้กาหนดให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้งานด้านระบบงานสารบรรณ 3 ประเด็นความรู้ คือ
1) ระบบงานสารบรรณรับเข้า - ส่งออก
2) การจัดทาจดหมายออกและจดหมายโต้ตอบ
3) การจัดเก็บเอกสารและการทาลายเอกสาร
โดยรวบรวมและจัดเก็บเป็นองค์ความรู้เพื่อถ่ายทอดให้กับผู้ที่จะมาปฏิบัติหน้าที่ในตาแหน่งงานสารบรรณต่อไป