ทำความเข้าใจกับ “KM” ผ่านกิจกรรม “พับนก” (28 พฤศจิกายน 2557)

ทำความเข้าใจกับ “KM” ผ่านกิจกรรม “พับนก”

       วันที่ 26 พฤศจิกายน พ.ศ. 2557 ที่ผ่านมามีการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการจัดการความรู้ โดยมีผู้สนใจเข้าร่วมจากคณะวิชาและหน่วยงานต่างๆ งานนี้มีผู้ทรงคุณวุฒิในด้าน KM มาจัดกิจกรรมให้ความรู้ได้แก่ อาจารย์ ดร.สมพิศ ทองปาน และ อาจารย์ปัทมาวรรณ จินดารักษ์ ควบคุมดูแลกิจกรรมโดย อาจารย์ ดร.ยุวลักษณ์ จิวะดาการ และทีมงาน Facilitator จากสำนักพัฒนาคุณภาพการศึกษา และ สำนักวางแผนพัฒนา

Knowledge Management

มาทบทวนกันอีกครั้ง KM ในที่นี้ หมายถึง การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรซึ่ง กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล หรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้และ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขัน สูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ

  1. ควารู้ที่ฝังอยู่ นค (Tacit Knowledge) เป็น ความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือ สัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทําความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคําพูดหรือ ลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทํางาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็น ความรู้แบบนามธรรม
  2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็น ความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้โดยผ่านวิธี ต่างๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

bird_km1

       กิจกรรมครั้งนี้ใช้กลยุทธ์ การเรียนรู้ผ่านกิจกรรมการปฏิบัติ โดยผู้จัดคาดหวังให้สมาชิกที่เข้าร่วมเกิดความเข้าใจและเกิดการเรียนรู้เพื่อนำกระบวนการจัดการความรู้ไปปรับใช้ในคณะวิชาฯ และหน่วยงานของตนเอง โดยกิจกรรมที่ใช้ในการเชื่อมโยงเข้ากับกระบวนการจัดการความรู้คือ “การพับนก”

       เริ่มต้นจากการที่สมาชิกผู้เข้าร่วมเข้าไปนั่งในโต๊ะที่มีการจัดเตรียมไว้ จำนวน 5 กลุ่ม โดยไม่มีการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ดังนั้นทุกคนจึงเลือกที่จะนั่งรวมกลุ่มกับสมาชิกที่ตนรู้จัก จากนั้นวิทยากรและกระบวนกรก็ชี้แจงให้สมาชิกทุกคนทราบว่า เป้าหมายของการเข้าร่วมครั้งนี้ คือ “พวกเราทุกคน” ต้อง “พับนกได้”

       แต่มีเงื่อนไขคือแต่ละกลุ่มจะต้อง “พับนก” ให้ได้ขนาดเหมือนกับตัวอย่างที่ Facilitator จัดเตรียมไว้ให้ ไม่ใช่พับตามใจฉัน!!!! และสมาชิกทุกคนในกลุ่มพับนกอย่างน้อยคนละ 1 ตัว

     ต่อมาก็กำหนดแนวทางการจัดหาความรู้ “วิธีการพับนก” โดยหาความรู้จากผู้รู้หรือผู้เชี่ยวชาญในกลุ่มสมาชิก หรือหาผู้เชี่ยวชาญจากสมาชิกกับกลุ่มอื่นในห้องประชุม รวมถึงให้หาความรู้จากเอกสารคู่มือที่ทีมงาน Facilitator จัดเตรียมไว้ให้ และหาจากแหล่งอื่นๆ ได้ตามความสะดวก และเมื่อทำเสร็จแล้วให้สรุปขั้นตอนการพับนกที่เข้าใจง่ายที่สุดเพื่อเป็นเอกสารสอนการพับนกให้กับผู้อื่นต่อไป

       ก่อนอื่นเพื่อไม่ให้สับสน เราจะขอตั้งชื่อกลุ่มแต่ละกลุ่มว่า กลุ่ม A B C D และ E นะคะ

      ผลปรากฏว่า ทั้ง 5 กลุ่ม มีสมาชิกที่มีความหลากหลาย คือมาจากหลายคณะฯ และมีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน โดยพบว่ากลุ่ม A และ B มีสมาชิกที่สามารถพับนกได้ 1 คน โดยทั้ง 2 กลุ่มนั้นได้มีการสอนการพับนกจากผู้เชี่ยวชาญของตน เทคนิคการสอนของกลุ่ม A และ B ก็มีความแตกต่างกัน โดยกลุ่ม A ผู้เชี่ยวชาญทำการถอดต้นแบบที่ได้จาก Facilitator แล้วพับกลับคืนไปใหม่ จากนั้นก็สอนสมาชิกกลุ่ม ส่วนกลุ่ม B ผู้เชี่ยวชาญดูต้นแบบ จากนั้นก็สอนวิธีการพับนกให้กับสมาชิก

      กลุ่ม C มีสมาชิกที่เคยพับนกได้แต่ลืมวิธีการพับไปแล้ว ดังนั้นผู้ที่เคยพับนกได้ของกลุ่มนี้จึงได้สืบค้นวิธีการจากอินเตอร์เน็ตและลองพับนกตามวิธีการดังกล่าว เมื่อทำได้แล้วจึงนำมาสอนสมาชิกคนอื่นๆในกลุ่ม

       กลุ่ม D ไม่มีสมาชิกคนใดสามารถพับนกได้เพราะไม่เคยพับนกมาก่อน กลุ่มนี้ใช้วิธีสืบค้นทางอินเตอร์เน็ตเช่นกัน และแต่ละคนลองพับตามความรู้ที่ได้มา ผิดบ้างถูกบ้าง

       กลุ่ม E ไม่มีสมาชิกคนใดสามารถพับนกได้เพราะไม่เคยพับนกมาก่อนเช่นกัน กลุ่มนี้ขอความรู้จากเอกสารที่ทีมวิทยากรเตรียมไว้ เมื่อนำมาศึกษาและลองพับพบว่า “พับไม่ได้!!” จึงส่งตัวแทนไปเรียนรู้จากกลุ่มอื่น แล้วกลับมาสอนสมาชิกกลุ่ม ผลปรากฎว่า “พับไม่ได้!!” ในท้ายที่สุด จึงต้องไปยืมตัวผู้เชี่ยวชาญจากกลุ่มอื่นมาสอนให้สมาชิกกลุ่มของตน

       สถานการณ์ทั้ง 5 กลุ่ม หากสมมติให้เปรียบเสมือนกับหน่วยงานทั้ง 5 หน่วยงาน

bird_km6

       เมื่อหน่วยงานต่างๆ ได้กำหนดประเด็นความรู้ (Identification)ที่ต้องการคือ “การพับนก” ตามขนาดที่กำหนด bird_km3จึงสำรวจและจัดหาความรู้ (Acquisition) แล้วพบว่า หน่วยงาน A และ B มีบุคลากรที่มีความรู้ (Explicit Knowledge) ภายในหน่วยงาน ดังนั้นจึงให้บุคลากรที่มีความรู้ถ่ายทอด (Sharing) ให้กับบุคลากรคนอื่นๆ หน่วยงาน C ได้ส่งตัวแทนที่พอมีความรู้บ้างไปเพิ่มเติมความรู้โดยการศึกษาจากแหล่งความรู้อื่นๆ แล้วนำกลับมาถ่ายทอดให้กับบุคลากรในหน่วยงาน หน่วยงาน D พบว่าไม่มีใครมีความรู้เลยจึงให้ทุกคนไปศึกษาความรู้จากแหล่งอื่นๆ (Explicit Knowledge) ได้แก่ ความรู้จากอินเตอร์เน็ตแล้วนำกลับมาดูด้วยกันbird_km4 ลองปฏิบัติด้วยกันใช้เวลานานกว่ากลุ่ม A B C แต่ก็สามารถพับได้ ส่วนหน่วยงาน E ก็พบว่าไม่มีใครมีความรู้เลยจึงไปหาความรู้จากแหล่งอื่น คือ จากเอกสารวิธีพับจากวิทยากร แล้วนำมาลองปฏิบัติด้วยกันพบว่าทำไม่ได้ ซึ่งอาจเกิดจากเอกสารภายในองค์การนั้นมีข้อมูลไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ จึงต้องไปหาความรู้จากแหล่งอื่นๆ คือ อินเตอร์เน็ต แต่ยังไม่สามารถพับได้ จึงไปขอความรู้จากหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งมีผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆ อยู่bird_km5

       สิ่งที่น่าสนใจอีกอย่างคือ เมื่อหน่วยงาน E ไปขอความรู้จาก B D นั้นก็ยังไม่สามารถพับได้ จึงไปขอความช่วยเหลือจาก หน่วยงาน A ในที่สุดก็สำเร็จสามารถพับได้

       สาเหตุที่การถ่ายทอดความรู้ของหน่วยงาน A ประสบความสำเร็จเนื่องจาก หน่วยงาน A มีการถ่ายทอดความรู้อย่างเป็นระบบ ทีละขั้นตอน นอกจากนี้ยังมีการสรุปวิธีการพับนกเป็นขั้นตอนอย่างละเอียด มีการพับตัวอย่างแต่ละขั้นตอน และการถ่ายวีดิโอวิธีการพับแต่ละขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน

bird_km2

  ท้ายที่สุดวิทยากรและกระบวนกรสรุปให้สมาชิกผู้เข้าร่วมกิจกรรมครั้งนี้ให้เข้าใจว่า การเรียนรู้ในวันนี้เป็นการเรียนรู้กระบวนการจัดการความรู้ดังภาพต่อไปนี้

km_bird_chart1km_bird_chart2

       จากกิจกรรมดังกล่าวสามารถนำมาเป็นแนวทางในการจัดการความรู้ของหน่วยงานได้ เริ่มตั้งแต่หน่วยงานค้นหาว่ามีความรู้เรื่องใดที่จำเป็นต้องจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อนำมาใช้ได้บ้าง เช่น เทคนิคการขอทุนวิจัย การเขียนผลงานวิชาการ เทคนิคการสอน การวิจัยชั้นเรียน การเรียนรู้จากการปฏิบัติ เป็นต้น จากนั้น พิจารณาว่าความรู้ในเรื่องนั้นว่าอยู่ที่ใครบ้าง ใครเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านนี้ จะนำความรู้นี้มาเก็บรวมกันได้อย่างไร ขั้นตอนต่อไป คือ ทำให้เข้าใจง่าย คือ จัดทำขั้นตอนความรู้นั้นให้ถูกต้องและเข้าใจง่ายที่สุด จากนั้นพิจารณาว่าจะนำความรู้มาใช้งานได้อย่างไรเมื่อต้องการ จัดเก็บความรู้ไว้ที่ไหน ตลอดจนแบ่งปันความรู้ให้กันหรือไม่ เช่น เปิดเวทีให้มีการแสดงความรู้เรื่องนั้นๆ และที่ทำสำคัญ คือ มีใครบ้างที่ได้นำความรู้นี้ไปใช้ประโยชน์

 

       นพ.วิจารณ์ พานิช ได้ให้ความหมายของคําว่า “การจัดการความรู้”  คือ เครื่องมือเพื่อการบรรลุ เป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่ บรรลุเป้าหมายของงาน  บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน บรรลุ เป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และบรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทํางาน

การจัดการความรู้เป็นการดําเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ได้แก่

(1) การกําหนดความรู้หลักที่จําเป็นหรือสําคัญต้องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร

(2) การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ

(3) การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วนให้เหมาะต่อการใช้งานของตน

(4) การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน

(5) การนําประสบการณ์จากการทํางาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้  และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้

(6) การจดบันทึก “ขุมความรู้”  และ “แก่นความรู้”  สําหรับไว้ใช้งาน  และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น

       โดยที่การดําเนินการ 6 ประการนี้บูรณาการเป็นเนื้อเดียวกัน ความรู้ที่เกี่ยวข้องเป็นทั้งความรู้ที่ชัดแจ้งอยู่ในรูปของตัวหนังสือหรือรหัสอย่างอื่นทีเข้าใจได้ทั่วไป (Explicit Knowledge)และความรู้ฝังลึกอยู่ ในสมอง (Tacit Knowledge) ที่อยู่ในคน ทั้งที่อยู่ในใจ (ความเชื่อ ค่านิยม) อยู่ในสมอง (เหตุผล) และอยู่ในมือ และส่วนอื่นๆ ของ ร่างกาย (ทักษะในการปฏิบัติ) การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่คนจํานวนหนึ่งทําร่วมกันไม่ใช้กิจกรรมที่ทําโดยคน คนเดียว